Czego obawiają się firmy w procesie podejmowania decyzji outsourcing procesów / ludzi czy obsługa procesów wewnątrz organizacji i zatrudnianie ludzi na umowę o pracę?
Decyzja o outsourcingu w firmach zatrudniających ponad 1000 pracowników może być korzystna, ale wiąże się również z wieloma wyzwaniami i problemami. Oto najczęstsze wyzwania I obawy, z jakimi borykają się takie organizacje, chcą zdecydować się na oddanie na zewnątrz swoich procesów:
1. Strach przed utratą kontroli
Outsourcing wiąże się z przekazaniem części procesów zewnętrznemu dostawcy, co może budzić obawy przed utratą kontroli nad jakością, terminowością czy efektywnością pracy. Na przykład zewnętrzny dostawca usług IT może nie reagować wystarczająco szybko na problemy, co wpływa na ciągłość działania firmy.
2. Problemy z integracją
Podczas wdrażania outsourcingu mogą pojawić się trudności w integracji procesów outsourcingowych z wewnętrznymi systemami firmy. Systemy IT zewnętrznego dostawcy mogą nie być w pełni kompatybilne z systemami ERP używanymi w firmie.
3. Brak elastyczności dostawcy
Duże firmy wymagają od dostawców elastyczności w dostosowywaniu się do zmieniających się potrzeb. Firma outsourcingowa może nie być w stanie szybko zwiększyć zasobów w odpowiedzi na sezonowy wzrost popytu.
4. Ryzyko związane z jakością usług
Wysoka liczba pracowników oznacza, że nawet drobne błędy w obsługiwanych procesach mogą mieć szeroki wpływ. Na przykład błędy w obsłudze płac w dziale HR mogą wywołać niezadowolenie wśród tysięcy pracowników.
5. Wysokie koszty początkowe
Choć outsourcing często zmniejsza koszty operacyjne w dłuższej perspektywie, wdrożenie outsourcingu wiąże się z wysokimi kosztami początkowymi.Do kosztów takich może należeć na przykład konieczność inwestycji we wdrożenie systemu, szkolenia, migrację danych, audyty i negocjacje kontraktowe.
6. Sprzeciw pracowników
Pracownicy mogą obawiać się utraty pracy, co prowadzi do obniżenia morale i potencjalnych konfliktów wewnętrznych. Związki zawodowe mogą wyrażać sprzeciw wobec outsourcingu, szczególnie gdy dotyczy on kluczowych działów.
7. Trudności w wyborze odpowiedniego dostawcy
Przy dużej skali działania firmy muszą znaleźć dostawcę zdolnego do obsługi ich potrzeb. Firma może mieć problem z oceną, który dostawca najlepiej spełni jej wymagania pod względem jakości, ceny i elastyczności.
8. Ryzyko prawne i regulacyjne
Outsourcing musi być zgodny z lokalnymi i międzynarodowymi regulacjami prawnymi. Problemy z ochroną danych osobowych w przypadku outsourcingu procesów HR lub IT mogą prowadzić do naruszenia przepisów RODO.
9. Problemy z monitoringiem i oceną dostawcy
Monitorowanie jakości usług świadczonych przez dostawcę na dużą skalę może być skomplikowane. Brak przejrzystości w raportach dostawcy utrudnia ocenę jego efektywności. Ważna jest także dobra komunikacja partnerów biznesowych i budowanie zaufania.
10. Utrata know-how
Przekazanie kluczowych procesów na zewnątrz może prowadzić do utraty wiedzy w organizacji. Zlecenie zarządzania infrastrukturą IT może skutkować brakiem wewnętrznych specjalistów, co utrudni przyszłe insourcing.
11. Ryzyko zależności od jednego dostawcy
Silna zależność od jednego partnera outsourcingowego może być ryzykowna. Gdy dostawca nie wywiązuje się z umowy lub bankrutuje, firma może mieć trudności z szybkim zastąpieniem go.
Na wiele z tych problemów jest łatwe remedium. W dzisiajszych czasach kiedy dostępne są rozwiązania chmurowe niektore z przytoczonych tutaj wyzwań można łatwo zniwelować. Na przykad koszty szkoleń, migracji, uzależnienie się od jednego dostawcy, utrata know how czy wysokie koszty początkowe praktycznie znikają dzięki zastosowaniu rozwiązań w chmurze. W zakresie outsourcingu procesowego to rewolucyjne podejście, wiele firm korzysta juz z rozwiązań chmurowych I dzięki temu nie są tak bardzo zależni od dostawcy, są właścicielami systemu, mają pełen dostęp I kontrolę, a zmiana zespołu obsługującego takie rozwiązanie możliwa jest w bardzo krótkim czasie. Nie ma kosztów związanych z wymianą systemu, migracją danych, szkoleniami, wysokich kosztów zmiany partnera outsourcingowego. Obecnie outsourcing procesów jest właściwie tożsamy z outsourcingiem zespołów.
Podejście takie ułatwia także regularny monitoring i ocenę wydajności dostawcy. Pozytywnie wpływa także na komunikację z pracownikami, bo pozwala zmniejszyć opór pracowników I ich obawy. Zewnetrzny zespół obsługujacy dany proces może zostać łatwo zintegrowany z wewnętrznym zespołem i realizować prace na podobnych zasadach.
Zabezpieczeniem są odpowiednie umowy o poufności danych, procedury w zakresie regulacji RODO, z formalnego punktu widzenia. Ludzka strona biznesu z kolei wymaga zaangażowania liderów w integrację zarówno wewnetrznych jak I zewnetrznych zespołów. Zbudowanie zaufania po stronie obu partnerów biznesowych na poziomie liderów jak i pracowników operacyjnych jest bardzo ważne, bo pozwala na zbudowanie prężnie działającego ekosystemu.
Jak zacząć?
Od jednego procesu, kilku pracowników, ustalenia zasad współpracy na małej próbce. Zbudować zaufanie i rozszerzać usługę, współpracę.
Takie podejście krok po kroku pomaga zbudować to co najważniejsze w takiej sytuacji- zaufanie.